Aftrek van btw op gedeclareerde kosten; hoe zit het nu eigenlijk?

Zit u ook met vragen of de btw op de gedeclareerde kosten van uw werknemers aftrekbaar zijn? Deze kosten zijn gemaakt op eigen naam van uw werknemers voor zaken die hun werk betreffen. Maar hoe zit het eigenlijk? De btw op de kosten die werknemers zelf maken voor de zaak, is niet aftrekbaar. Ook niet als de werknemers bonnen met btw overleggen. De btw is - onder voorwaarden - wel aftrekbaar als de goederen of diensten aan de werknemers worden geleverd, maar de leverancier (of dienstverlener) rechtstreeks aan de werkgever factureert en de werkgever deze factuur ook betaalt.

Verder geldt de voorwaarde dat de werknemer de goederen of diensten ook feitelijk gebruikt voor bedrijfsdoeleinden.

Vereenvoudigde factuur
Er gelden lichtere factuureisen voor het leveren van goederen en diensten tegen een  vergoeding van maximaal € 100. Op deze vereenvoudigde facturen hoeft bijvoorbeeld niet de naam van de afnemer te worden vermeld. De btw op deze factuur is in beginsel gewoon aftrekbaar, mits de ondernemer de afnemer is en belaste prestaties verricht. Er zijn werkgevers die dan denken dat als hun werknemers bedragen declareren van maximaal € 100 en daarbij een bon met btw overleggen, dat zo’n bon dan voldoet aan de eisen van een vereenvoudigde factuur.
Dat klopt, maar toch is die btw dan niet in automatisch aftrekbaar. De btw op een vereenvoudigde factuur kan namelijk alleen in aftrek worden gebracht door de afnemer van de prestaties, mits hij/zij aannemelijk kan maken dat de goederen of diensten zijn gebruikt voor zijn/haar belaste ondernemersactiviteiten. Een werkgever kan de btw op een vereenvoudigde factuur dus alleen in aftrek brengen als hij/zij ook de afnemer van de prestatie is.